はじめまして、2022年4月入社の原田達也（はらだたつや）といいます。  IT未経験で入社し、日々眉間にしわを寄せながらコードとにらめっこしています。 OJT終了が見えてきた2022年12月にBPYという社内イベントがあり、プロジェクトの成果発表のリーダーを務める経験をしました。

入社1年目の新卒ひよっこ社員が全社イベントのリーダー業務を通して感じたこと、考えたことなどを備忘録として書き留めたいと思います。

1．そもそもBPYとは何ぞや

BPYは「Best Project of the Year」の略称のこと。この名称からも分かるように、今年一番のプロジェクトを決めよう！といったイベントです。予選を勝ち抜いた約10チームのみが、本選での全社に向けたプレゼン権を獲得でき、社員投票で順位が決まります。そのイベントで私は所属するプロジェクトが行うプレゼン発表を推進する「BPYリーダー」を担当しました。

ちなみに、BPYの詳細は以下の記事に詳しく記載がありますのでご覧ください。

2．BPYリーダーを担当した経緯

リーダーには自ら立候補する形で担当しました。私のOJTリーダーが昨年のBPYリーダーを担当されており、面談で雑談交じりに「やってみたらいいんじゃない」と勧められたことがきっかけです。当時はBPYがどういったイベントかもはっきりとは把握しておらず、この後約2か月にわたって波乱に満ちた日々を送るとは夢にも思っていませんでした。

担当した業務は資料作成業務とリーダー業務の2つに分けられます。資料作成は言わずもがな、プレゼンに用いるスライドや台本の作成を行い、一方のリーダー業務はスケジュール管理、会議のファシリテーション、タスクの管理など幅広く担当していました。

振り返ると多くのことが思い出されますが、その中でも今回は、資料作成から2点、リーダー業務から2点をあげて、普段の業務にも活かせる学びをお話します。

3．学び①「想定外は想定内」

今回スケジュールを作成するにあたって、痛いほど身に染みたことは、「想定外は想定内」ということです。  

これは普段の業務でも言えますが、初めて取り組む業務において、全てのタスクの洗い出しや工数の見積もりを正確に行うことは非常に難度が高いです。スケジュール作成では過去のデータなどを参考に、バッファまで積んだスケジュールを作成しましたが、振り返るとスケジュール通りに進んだことの方が少なかった印象です。

前年までにない新しい提出物、引継ぎ時には考慮できていなかったタスク、突如予定に加わる司会者からの事前インタビュー、洗い出せていなかった追加タスク、想定していた工数を超えるタスク、さらにはメンバーの体調不良まで…。

体調不良をはじめから考慮しろとはいいません。しかし、想定外のことが発生するのはもはや想定内であるべきだと考えます。

実際、考えてもみなかったアクシデントが発生した場合も逐次でスケジュールの見直しを行い、細かな軌道修正をしていきました。それでもオンスケが難しくなった場合はすぐさまアラートを挙げ、周囲のメンバーにヘルプを求めることも大切です。状況は変化していくので、柔軟な対応をとれる心づもりをしておくことは大事だと学びました。

4．学び②「会議はハイリスク・ハイリターン」

学生時代に5分ほど遅刻した際に先生に、「クラスメイトの人数約30人×5分で、あなたは150分みんなの時間を奪った」などと言われて、そんなのは屁理屈じゃないか、とひねくれてたのはいい思い出です。

しかし、いざビジネスの場では、あながち間違いとは言えません。

文章ベースでのコミュニケーションとは違い、会議はその人の時間や意識を強く拘束します。だからこそ活発な議論が展開できたり、文章では伝わりにくいイメージを伝えるといったことができるのですが、その分会議を進行する立場の人は想像以上の責任を抱えます。 進行を務める人のパフォーマンスがその会議のパフォーマンスに直結するといっても過言ではありません。

BPY準備の初期段階ではアジェンダ等も特に決めず、単純に集まって議論を展開し、少しずつ準備を進めていました。このときの一番の問題点は、会議の目的・目標とするアウトプットを明確にしていなかった、ということです。

また、ある程度BPY当日に向けたプレゼンが固まってきた段階でレビューを受けるために会議を設定したときも、どういった手順でレビューを受けるかの準備が十分でなかったために段取りの悪い進行をしてしまいました。これは単に参加者の時間を無駄にしてしまっただけではく参加者の会議に対するモチベーションも下げてしまうことにもなりかねません。要するに、一度でも段取りの悪い進行をしてしまうと、その後のメンバーの参加率が下がる可能性が高くなるということです。

会議は効果的に運用すれば高い効果をもたらしますが、半面、開催する人間の手腕に命運がかかっています。主催者の会議進行はもちろん重要ですが、勝負は準備段階に決まっていると言っても過言ではありません

5．学び③「属人化するタスクとリーダーの本質」

資料作成に関して、台本やストーリーに関しては他のメンバーが主となって担当し、私はスライドや挿入する動画の作成を中心に担当していました。特に動画作成やアニメーション演出に関してはメンバーの中では経験やスキルがあり、その多くを私一人で担当していました。

これが想定よりもかなり重たいタスクでした。

アニメーションの追加に伴い作業範囲も無制限に拡大していく状況。そうなれば他のメンバーにタスクを分担したいというのが素直な気持ちですが、多少のスペシャリティを必要とするタスクはそう簡単にほかの方に任せることができません。少なくとも私のチームではそういった対応が取れませんでした。

そのため、リーダー業務と資料作成業務の両立が難しくなり、会議のファシリテーション業務をほかの方に依頼することになりました。その結果として視野が狭まり、リーダーとしての業務がおろそかになったと感じています。

これは今となってもどのような対応が望ましかったのか、悩むところです。リーダー業務を完全に他メンバーに委譲するのが正解だったのか、他のメンバーにとっては経験がないことで負担を増やすことになったとしても資料作成を誰かに依頼すべきだったのか。どちらにせよ、今回のような中途半端な対応ではなく、発生した課題に対して責任をもって決断することこそがリーダー業務の本質だったと今は思います。

6．学び④「王道なプレゼンをするのか、個性的なプレゼンをするのか」

さて、BPY当日。2023年は予選を勝ち抜いた10チームが発表を行いました。それぞれのプロジェクト色が強く出た個性的な発表の数々、プロジェクトの問題をコミカルに描いたものや寸劇チックな演出もありました。それと比較すると、私たちが作り上げたプレゼンというのは非常にオーソドックスで、王道なプレゼンテーションでした。 

王道なプレゼンと個性的なプレゼンのどちらがいいかといえば、これは好みが分かれるかもしれませんが、私は基本に忠実に行う王道なプレゼンが好みです。

個性的なプレゼンのメリットはうまくはまると爆発的なインパクトを与えられます。一方で、難しさもあると考えています。本来伝えたい本質であるプロジェクト成果の印象が弱くなってしまう恐れがあると考えるからです。

反対に、起承転結で進める王道なプレゼンは前述のような爆発的なインパクトは作りにくいかもしれませんが、確実に相手に伝えたい内容を説明することができます。

私は基本に忠実なプレゼンを中心に、味付け程度に目を引く演出を入れることができればベストであると考えています。

先にも述べたようにここは好みが分かれる部分です。リスクを考慮したうえで思い切りのよいプレゼンをするのか、爆発力より確実な展開を選ぶのか。どちらが良いかは一長一短ですが、両者の特性を十分に理解した上での選択が必要です。

7．まとめ「『知っている』と『経験している』は大きな差がある」

ここまで読んでくださった方の中には、当たり前のことばかりじゃないかと思われる方もいらっしゃるかもしれません。しかし、「知っている」のと、実際に「経験している」のとでは雲泥の差があります。

実際に、私自身がいわゆる「知っている」と思っていたクチの人間で、今回の経験から得たものが大きかったと感じます。普段の業務においても身に着けておくべき心がけだと思いました。

フューチャーは、手を挙げればチャレンジさせてくれる環境とカルチャー、人がそろっています。

私はプレゼン発表のリーダーという挑戦を行い、その中で数々の失敗を経験し、そのたびに多くの人に助けていただきました。このようなフューチャーのカルチャーを身をもって体験できたというのもまた、大きな収穫です。

今回は初めてリーダー業務・プレゼン作成の経験を踏まえて、私が考えたこと、感じたことを執筆させていただきました。では来年のBPYの構想を練りながら、今回は以上にしたいと思います。

ここまでお付き合いいただきありがとうございました。