新型コロナウイルスに関係する内容の可能性がある記事です。
新型コロナウイルス感染症については、必ず1次情報として 厚生労働省 首相官邸 のウェブサイトなど公的機関で発表されている発生状況やQ&A、相談窓口の情報もご確認ください。※非常時のため、すべての関連記事に本注意書きを一時的に出しています。
見出し画像

25回以上のWeb説明会実施から学んだオンライン採用イベントのコツ

こんにちは。新卒採用リーダーの新井一平です。
編集長からの猛烈プッシュを受けて「未来報」に初登場です。今回はフューチャーのWeb説明会や各種イベントを実施するなかで苦戦したこと、工夫していることをお伝えします。

===

新卒採用イベントは完全オンライン

まずは、私たちの新卒採用活動について簡単に紹介します。現在は会社説明会、選考、座談会、内定者向けイベントなど全ての活動をオンラインで実施しています。対面で会えない今からだからこそ、採用イベント数を昨年よりも増やし、学生との接点を増やすよう取り組みました。

具体的には、以下のイベントを開催しています。

・会社説明会
・フューチャーグループ合同会社説明会
・面接(ひとりあたり3~5回程度)
・テーマ別座談会(理系院生、AI、IT未経験など10テーマほど)
・しゃべくりFuture on the Web(気軽な質疑応答会)
・Future Tech Night Web session(ギークなエンジニア向け座談会)
・Future Meeting(内定者向け特別コンテンツ)
・しゃべくりFuture for内定者(内定者向け質疑応答会)
・内定者向け社員面談

などです。

選考と合わせると参加意欲の高い学生とは10回ほど接点を持つことができています。

内定承諾を決めた学生からは「対面で会えず不安があった中でも、ここまでイベントを用意してくれて安心して決断することができました」と承諾理由を伝えてくれるケースが多く、その言葉を聞くたびに、準備してきてよかったなぁとニヤついています。

1年間必死になってチームで考えて取り組んできたことが、学生にとってもプラスに働き成果として結実しているのを実感しています。

ここまで採用イベントを全て伝えていいのか迷いましたが、私たちの取り組みを包み隠さず正直に記しました。採用側としては『実行しきる』ことがかなり大変で、そこをやり切れたことが今年の採用活動の結果につながっていると感じます。

Web説明会は高難度?

さて本題です。
フューチャーのWeb説明会の取り組みは、2020年度の新卒採用を行っていた2018年年末からスタートしています。

フューチャーでは全国各地の学生から応募があり、距離による応募ハードルを減らしたいと思っていました。また、私たちも全国各地で説明会を実施していたものの、出張先が増えるにつれて体力面での限界を感じていたのも正直なところです。移動時間を減らすことで、限られた時間を別のもっと必要な取り組みに使おうとWebへの移行を進めました。

Web説明会ではGoogle Meetを利用して配信を行いました。当時は30名を上限に少人数での説明会でしたが、現在はツールの使い勝手がよくなり、使用方法も工夫することで最大250名ほどの規模で実施しています。

参加人数が多かれ少なかれ、はじめてWeb説明会を実施した際にかなり戸惑ったことを覚えています。人前でのプレゼンは慣れているのに、話すのは得意なほうなのに、何か違和感があるな…と。人前で話す時と違って、反応が全く見えないので、話をしていても手ごたえがなく、これまで感じたことのない難しさを感じました。 

最近はWeb説明会やイベントを実施する企業が図らずも増えています。少しだけ早めに取り組んできた私たちが、これまで工夫してきたことをご紹介します。少しでの何かの参考になれば幸いです。

イベント実施前にやること

①デモは徹底的にやる
当たり前ですが、これがかなり大事です。というか、すっごい大事。

例えば学生側が見る画面。当然ながら接続してくる学生の端末がPC、タブレット、スマートフォンと多岐に分かれるため、それぞれの端末でどのように見えているのかは、かなり気にしました。少なくとも60~90分の間、画面を見続けてもらうため、ストレスを与える投影ではないかを相当気にして事前検証します。

②資料はインフォグラフィックなスライドに
デモと関連してきますが、配布用資料をそのまま投影したような文字が大量にあるスライドは激しくお奨めしません。受信端末によっては、文字のフォントサイズはもちろんのこと、無駄にアニメーションが多いとスムーズに画面が動かずストレスを与えてしまう可能性があるため極力排除しました。もともと私たちのスライドはシンプルに分かりやすくを意識して作成していましたが、Web説明会を機に更にシンプルにしました。
内容はYouTubeにて公開しているので、参考にご覧ください。(リンクは本記事の最後)

スライドのシンプルさゆえ、プレゼンテーターの力量に頼る部分が大きくなりますが、視聴している方が『分かりやすく、飽きさせない』ことを最重要視して設計することを心掛けました。

実際のスライドの一部

画像1

当日の運営で気を付けること

①サポート体制を組む
イベント当日はプレゼンテーターのほかに1名(できれば2名)がサポートできる体制を組みます。当たり前ですが、いざ説明会が始まるとプレゼンテーターは話すことで手一杯になります。なので、必ずチームメンバーが参加し、Web説明会のサポートは話し手とは別のメンバーが一手に引き受けます。どれだけ用意周到に事前準備しても、トラブルは起きるものとしてイベントに臨む姿勢が重要です。

例えば、学生がスムーズにログインできない、スライドが見えない、音声が聞こえないetc.…など何が起こるかわかりません。

実際に説明会中に埋め込んだ動画ファイルの音声が小さすぎて視聴者に聞こえていないことがありました。その際にもチームメンバーから「新井さん、音が聞こえてないです」としっかりカットインしてもらい、事なきを得ました。チームメンバーとの会話を挟んだとしても、逆にチームワークの良さや、関係性の良さも伝わるということも意外な発見でした。

トラブルシューティングをタイムリーにできる体制を引くことが満足度向上に繋がります。

②双方向コンテンツを入れる
10分程度のYouTubeコンテンツが隆盛を極めるこの時代に30分以上視聴者を惹きつけるのはなかなか難しいです。参加者が飽きないよう説明会では、チャット機能を利用して質問を受け付けて回答するパネルディスカッションパートを設けています。質問の回答者は若手のITコンサルタント3名で、リアルな生の声を届けるようしています。これが好評で、毎回のように時間オーバー。参加者は気軽に質問ができ、回答側のコンサルタントも偽りなくぶっちゃけて答える姿勢に好感を持ってもらえているようです。
ちなみに、イベントに参加する若手社員の回答を聞くたびに成長を感じることができて、こちらも刺激をもらっています。

イベント全体の設計では、参加する社員のバリエーションも幅を持たせるように意識しています。例えば、文系出身/理系出身、担当インダストリ、入社年次、ランクなどです。イベント満足度が毎回高い結果を出せているのは、学生が聞きたいことを可能な限り答えられる準備を行っているからと確信しています。

③普段通りのコミュニケーションを行う
対面で会えない分、学生はいわゆる企業風土を感じることが難しい問題に直面しています。社員間の会話や返答は、かしこまらずに普段通りで行っています。フューチャーはフラットな会社なので普段からカジュアルでラフにやり取りをしています。説明会でも、そのままざっくばらんに回答してもらっています。画面上でも、社員間の仲の良さが伝わっていることはアンケートからも実感しています。

和気あいあいとして笑いが絶えなかったことが印象的でした。会社の雰囲気が伝わってきたような気がしました。
社員の皆様の⾃然な掛け合いから、別の部署にお勤めとは思えない⼀体感が伝わってきました。仕事についてのお話を通して、キャリアを⾃分でデザインできる、可能性に満ち溢れたフィールドがあることが分かりました。

実際の写真ですが、これくらい手を叩いて爆笑するくらいが丁度いいと思っています。

画像2

終了後に実施すること

①アンケートをもとに改善を行う

Webであってもイベント参加者にお礼をお伝えすると共にアンケート回答を依頼しています。当然ですが、その回答1つ1つに目を通し、改善できるポイントは次回に反映します。実際の回答をいくつかご紹介したいと思います。

<ポジティブ>

スライド、説明共にとても分かりやすかったです。フューチャーの強み、特徴が詳しくわかりました。

私への評価と捉え、いつも喜んでいます(笑)こういった「わかりやすい」のコメントは多く、嬉しい限りです!

飾らないありのままの雰囲気が知れて、社⾵を実感できました。

Webイベントでこの感想をもらえたら、万々歳です!

チャットの質問をそのまま回答してくださり、Web開催となったが、それを感じさせないくらいの充実した時間であった。より⻑い時間トークセッションを⾏いたいと感じた。

次のイベントに参加したいと思ってもらえた好例です。

<ネガティブ>

映像はよく⾒えたのですが、⾳はノイズがひどくほぼ聞き取れなかった。

音声の確認はしていますが、こういう事象はどうしても発生してしまいますね…。

内容は⾮常に満⾜ですが、⾳声情報が多かったので視覚情報がもっとほしいと感じました。

スライドをシンプルにし過ぎた弊害ですね。バランスはなかなか難しく、試行錯誤の日々です。

===

意外と書き始めたら言いたいことが溢れて結構な文字数になってしまいました…。私たちの取り組みが誰かのためになればいいなと思い、書き連ねましたが、本来は対面で会うことに意義を感じる人間で実はWebは苦手です(笑)

Web説明会導入時も「対面じゃないと魅力は伝わらないから、やる意味ないっ!」とチームで反対していた派です。

それでも現在は新型コロナウイルスの影響で新卒採用活動が大きく変革を求められています。私たちは『最適を追求する』集団であり続けるために現状維持を良しとはせず、進化を続けます。

最後まで、読んでいただきありがとうございました。今後もフューチャーの新卒採用活動についてお伝えします。

フューチャーの会社説明動画はこちら


新井


Twitterでも情報発信しています!

励みになります!
9
フューチャー株式会社(フューチャーアーキテクト)です。テクノロジーで企業や社会の新たな未来価値をデザインし創造しています。未来に向けて挑戦を続けるフューチャーの人、カルチャー、イベントなどを紹介します! https://www.future.co.jp/recruit