コミュニケーション活性化が要！組織をよりよくする「HR定例」の工夫とは
こんにちは。グループ人材戦略室の加納由香里（かのうゆかり）です。今回は、リモートワーク環境下でフューチャー社員がどのようなコミュニケーションをしているのか、実際に行われている「HR定例会議」についてご紹介します。
フューチャーで「HR」と呼んでいる組織の中には、「グループ人材戦略室」「給与・労務」「採用」「教育」など複数のチームが存在しています。業務も多岐にわたるため情報共有のために「HR定例会議」はスタートし、事務局も発足しました。
「HR定例会議」事務局が発足して1年ほど経った頃、HRのトップである人事部長・稲垣さんから事務局メンバーに対して「"知り合い"から一緒に働く"仲間"へと昇華できるような新たな取り組みを期待している」とコメントがありました。
その時、「顔は見たことがあるけど…」「名前は知っているけど…」という知り合いから仲間へステップアップするには、ただ情報共有するだけでは足りないと強く感じました。では何をしたのか。気になる工夫の全貌をここで明らかにします！
1．HRの定例会議？どんな内容？
HRの定例会議は、HRメンバー約50名が情報共有のために週に1度実施している会議です。
現在のようにリモートワークが増える前までは、経営会議などの情報共有が中心でした。
数年前はHRの所属メンバーも今ほど多くはなくオフィスで毎日顔を合わせていたため、自然とお互いのことを認識でき、コミュニケーションがとれている環境でした。ですが、リモートでの業務が当たり前になると、同じHRでもチームを跨いで会話する機会が減ってしまいました。そのため、メンバー同士を知る・メンバー間コミュニケーションの活性化を目的とした企画を少しずつ加えて改善してきました。
実は、この定例会議は自ら手を挙げたメンバーが中心となり事務局を運営しています。私も事務局メンバーの初回募集時に自ら手を挙げ、立ち上げメンバーとして参画しました。自身の興味があるメンバーコミュニケーションを学びたいと思ったこと、また得意としている運用面で役に立ちたいと思ったことが理由です。初回任期終了後も次期継続を申し出たため、現在では定例会議の運用に一番長く携わっています。
2. 定例会議の鉄板ネタとは？
ただ情報共有するだけではなく、メンバー間のコミュニケーションが活性化するような企画（ネタ）を毎週実施しています。
今回はいくつかの企画を抜粋してご紹介します。
・★（スター）付与企画
ランダムに指名されたメンバー数名が、他のメンバーに対して、★（スター）を付与し、★を付与されたメンバーへの感謝やねぎらいのコメントを発表します。
スター付与は日頃の感謝を伝え、見えにくい貢献を共有してお互いに称えあうことを目的としています。メンバー同士の意外な人間関係が可視化されたり、お互いにもっと「仲良く」なることにもつながっています。発表時には、感謝やねぎらいコメントを受けたメンバーがチャットや口頭で返信・追加コメントするなど双方向のやり取りも発生していて、よいコミュニケーションの機会になっています。
・LT（ライトニングトーク）企画
短時間でメンバー自身の趣味や最近のハマりごと、チームからHR全体に共有したいことを話す企画です。「好きなアニメ」「好きな食べ物」など、メンバー各々が自由なテーマで話し、意外な一面を知ることでメンバー同士が「仲良く」なるきっかけを作ることを目的としています。LT発表に対して他メンバーからチャットや口頭で質問・コメントがあり、和気あいあいとした雰囲気で進みます。
・Work Healthy 企画
フューチャーの健康戦略経営の1つである「社員は自身やご家族の健康に対し高い意識を持ち積極的にケアを行う」を体現するための企画です。5分未満のストレッチやラジオ体操など、定例参加者全員で体を動かしています。
リモートワークの合間に体を動かしてスッキリするだけでなく、オススメのストレッチやエクササイズを教え合うなどのコミュニケーション活性化にも繋げることができました。
その他、新規参画者には定例会議の初回参加時に必ず自己紹介をお願いし、既存メンバーと馴染みやすい雰囲気を作るよう工夫しています。
3．HR定例はメンバーからどのようにみえているのか
まずは、キャリア入社後にHR定例に初めて参加したMさんとIさんに率直な感想を聞いてみました。
入社者Mさん
入社者は初回のHR定例で自己紹介をするのが定番です。参加するまでは自身の自己紹介後、まばらな拍手があり、何とも言えない空気になることを想像していました。実際は皆さんチャットでコメントをくれたり、特に人事部長の稲垣さんが率先してコメントをくれたりと、本当にフラットなカルチャーなんだと再確認できる場でした。
入社者Iさん
初回の定例に参加したときは衝撃を受けました。加納さんが、いきなり趣味のLT（ライトニングトーク）を熱く始められ、私が”定例”と聞いてイメージしていた堅苦しい会議内容とは全く違ったからです。チームを超えた斜めのつながりが業務の幅を広げているということを実感し、今ではその接点を作ってくれるHR定例の場が楽しみになりました。HRだけでなく、フューチャー全体が「一緒に働くメンバーの人となりを知ること」を大切にしているように感じています。
定例事務局が企画の目的としている「メンバー同士を知る・メンバー間コミュニケーションの活性化」がしっかりと感じられて、大変うれしく思います！
次に、新事務局メンバーのUさんから運営に携わってみた感想を聞いてみました。
新事務局メンバーUさん
運営の企画を通して、他チームのみなさんのHRやフューチャー全体に対する考え方に触れることができました。まだ参加して間もないですが、視野が広がり業務によい影響が出ています。
Uさんのコメント通り、事務局メンバーはチームを跨いで「コミュニケーション活性化」を目的として様々な企画の検討・運営を行っています。実は先にご紹介した「Work Healthy」企画はUさんが事務局に参加してすぐのころに提案していただき、すぐに実行されたコンテンツのひとつでした。
4．良好な関係は築けた。今後は次のステップへ
人事部長の稲垣さんからの「"知り合い"から一緒に働く"仲間"へと昇華できるような新たな取り組みを期待している」というコメントをきっかけに、自己紹介やLT企画など互いを知るための企画を様々実施してきました。
LT企画は特に好評で、チームを跨いで同じ趣味のメンバーが見つかり、ランチを一緒に取るようになったという方もいます。そして現在は、良好な関係を築いた後、その関係を継続させることを目的としたコミュニケーション企画「コミュ会」の実施しています。
コミュ会では事前にHR全メンバーから「他メンバーに聞きたい・語りたいこと」というテーマで集めた内容を活用し、Zoomのブレイクアウトルーム機能を利用して少人数での雑談を行っています。集まったテーマは「ストレス解消法」、「自分を変えてくれた一番の出来事」、「フューチャー内の推し人材」等さまざまです。
実際の「コミュ会」後には「テレワークのためなかな直接顔を合わせることのない他チームメンバーと雑談できて楽しかった」「他メンバーと共通点が見つけられたのでもっと話してみたい」など「もっとコミュニケーションしたい！」という感想が多く寄せられました。
元々メンバーコミュニケーションに興味があり事務局メンバーに参加しましたが、企画した内容を定例参加者たちが楽しんでいる様子を見ることで私自身にも新たな刺激となっています。
今後もHRのメンバーが定例内に留まらず、チームを跨いだコミュニケーションを行っていけるよう、事務局メンバーとしてサポートしていきたいです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
