オンラインでも盛大に。新人歓迎会の様子を大公開!
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オンラインでも盛大に。新人歓迎会の様子を大公開!

フューチャー「ECHO」 の高階真也です!ECHOとは有志によるチームで、『波紋を生み出す一滴になりたい』『波紋のように、緩やかに、共鳴しあうそんな人の輪を、社内に広げたい』という想いから、イベントの運営を通して、社内交流を活性化する目的で活動をしています。現在は、若手社員を中心に20名ほどが所属しており、新人歓迎会以外にも、月に一度の全社会議や季節ごとのイベント企画や運営をしています。

<ECHO活動方針>
・カルチャーは企画から生まれる
・ECHOを通じて会社を楽しんでもらう
・より多くの出会いを演出する

毎年、新人歓迎会には力を入れており、2020年も4月、7月、10月と3回に分けて計110名の歓迎会を行いました。2021年4月入社の歓迎会5月19日に予定しているので、それにあわせて昨年の新人歓迎会の様子をお伝えします!

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歓迎会中に全体で記念撮影をしている様子

1.はじめに

当社では新型コロナウイルスの対策として、リモートワークを原則としています。2020年に入社した新人もリモートでの新人研修に取り組みました。そのため、例年であれば社内や東京都内のイベント会場にて新人歓迎会を行うのですが、昨年はZoomによるオンラインでの開催となりました。企画を始めた当初は、オンライン開催で新入社員をしっかりと歓迎できるのか、楽しんでもらえるのか、という疑念があり、企画内容に不安もありました。しかし、「オフラインと同じような企画」を目指すのではなく、「オンラインだからこそできる企画」になるよう発想を転換することで、企画メンバーもワクワクしながら準備を進めることができました。

2.オンラインならではの工夫

「オンラインだからこそ楽しめる新人歓迎会を!」と考え、2020年4月入社の歓迎会ではさまざまな工夫を取り入れました。

①昼の部、夜の部の2回開催
②歓迎バーチャル背景
③ブレイクアウトルームでの少人数歓談
④人文字ゲームでアイスブレイク
⑤二次会

①昼の部、夜の部の2回開催
全社員がリモートワーク中のため、ご家庭の事情や仕事の状況に応じて参加時間帯を選べるように昼の部(12~14時)、夜の部(18~20時)として2回開催しました。参加しやすい時間を選べるようにしたことで、昼夜合わせて220名の社員が参加しました。

②歓迎バーチャル背景
新人を歓迎するためのバーチャル背景フォーマットを用意し、新人へ歓迎の意がより伝わるようにしました。先輩社員に名前、プロジェクト、将来の夢などを書いてもらい、会話のきっかけになるよう演出しました。

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作成した歓迎バーチャル背景

③ブレイクアウトルームでの少人数歓談
オンラインツールの特性上、話をする人は基本的に1人に限られてしまいがちです。なかなか大人数で同時に交流を深めるのは難しいことから、ブレイクアウトルーム機能を利用して参加者を3~6人のグループに分け、話しやすい環境づくりを目指しました。事前にアンケートで趣味、大学時代の専攻、どんな新人or先輩社員と話したいか、などを収集し、マッチングすることで、新人・先輩社員ともに会話が弾むよう工夫しました。ブレイクアウトルームを利用した歓談はメンバーを変えて2回実施。社員の中には、競馬の動画を画面共有しながら趣味の競馬実況をする人がいたり、趣味で作成しているYoutube動画を紹介する人もいて、オンライン環境ならではの自己アピール方法で盛り上げていました。

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④人文字ゲームでアイスブレイク
ほとんどの方が初対面。いきなり「ご歓談ください」では盛り上がりずらいと想定し、アイスブレイクとなるゲームを用意しました。画面上に参加者がグリッド状に配置される仕様を利用した人文字ゲームです。

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ハートに挑戦したグループ

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フューチャーのロゴに挑戦したグループ

ああでもない、こうでもないといいながら一文字ゲームをやっているうちに打ち解けられ、その後もスムーズに交流できたようです。

⑤二次会
歓迎会で話し足りない人のために、夜の部では事前に二次会用のZoomを用意し、希望者は更に深く交流できるようにしました。参加社員は若手が多かったのですが、共通の日々の業務に関する話題や、プロジェクト配属の裏話などで盛り上がることができました。

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3.参加者の声

後日行った参加者のアンケートで寄せられた声を紹介します。初のオンライン開催ではありましたが、先輩、新人ともに良い感想を多くいただくことができ安心しました。

<先輩社員>
・遠隔地からでも参加しやすい環境になったことがよかった。
・今年は自宅自粛、リモートでのイベントや研修がメインと聞いていましたが、新人たちは状況を問題視するどころか、先輩たちから影響を受け充実した研修を過ごしているようでした。切磋琢磨しなければならないといった良い意味での危機感も感じました。
・オンラインならではの企画があって工夫されていて良かったです。
<新人>
・希望していた通りの先輩方とお話をすることができてとても多くのことを学びました。働くモチベーションが高まる場でした。
・少人数でじっくりと話すことができましたし、アイスブレイクも楽しむことができました。
・オンラインのため、会話以外のことに気がとられずに会話に集中することができました。

4.オンライン歓迎会をやってみて

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2020年新人歓迎会は社内では初となるオンライン開催でしたが、盛況に終えることができました。これまでのイベント企画とは異なる難しさがあったものの、オンラインだからこそ気軽に参加できたり、飲食の状況に気を配ることなく歓談に集中できたことなど、良い点も多く見つけることができました。これからも新人歓迎会含め、オンライン/オフラインに関わらず、参加者が大いに楽しめる企画を考えていきたいと思います。現在まさに2021年4月入社向けの新人歓迎会を企画していますので、今年はどのような会になるか楽しみにしていてください!

フューチャーにはいろいろなバックボーンやスキル、考え方を持った人材がいるので、多様な社員同士を繋ぎ、会社全体を活性化させる楽しさがECHOにはあります。そしてECHOのような全社企画を考える活動は、入社年次に関わらず誰でも参加できます。企画メンバーも随時募集していますので、これからフューチャーに入社する方で、ECHOに興味をもった方は、ぜひ一緒に活動しましょう!

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編集:澤田 周吾

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