プロジェクトや部門の挑戦を縁の下で支えるSharedServiceCenterのご紹介
こんにちは、フューチャーSharedServiceCenter（以下SSC）リーダーの増元ルミです。今回は、2020年10月に立ち上げたフューチャーのSSCについて紹介します。
SSCは共通する業務を集約してサービスを提供・運営するチームです。業務を集約し、標準化・自動化・効率化することで、コスト削減や品質の向上につなげていくことをミッションとしています。近年、グループ企業の経営効率化を目的として、SSCのように業務を集約する機能を新たに設けたり、外部のサービスを導入する企業は増えてきているようです。
皆さまはSharedServiceCenterと聞いてどのようなことを思い浮かべますか？
「親切にサポートしてくれるセンター」「便利屋・なんでも屋集団」といった印象を持たれる方が多いかもしれませんが、どちらも間違いではありません。しかし、我々が目指すところは、単なるサポート集団ではなくもっと高いところにあります。今回はSSCがどんなことに取り組んでいて、何を目指しているのかについてご紹介します。
自前主義のカルチャーから生まれたSSC
まず、設立の背景をお話します。フューチャーでは、お客様やミッションごとにプロジェクトを組んで仕事をします。現在SSCが担当している社内手続き申請や集計レポート作成などの事務業務に関しても、元々は各プロジェクトや管理部門でおこなっており、主に若手社員や派遣社員が担っていました。
事務業務はプロジェクト運営を俯瞰できるため若手社員の育成の一環にもなっているのですが、プロジェクトとしてはお客様に向けて価値を生み出すための時間を1分1秒でも増やしたいというジレンマがありました。派遣社員や外部業者に事務業務をお任せすれば円滑には進むものの、社内にノウハウが蓄積されず、プロジェクト全体を俯瞰した上での業務改善に繋がりづらい状況もありました。加えて、さまざまなプロジェクトで似たような業務を行っており効率の悪さも課題でした。
その中でSSC設立のきっかけとなったのが2020年のコロナの流行です。一回目の緊急事態宣言が発令されるより前に、社内のあらゆる業務がテレワーク型へと一気に変わっていきました。紙から電子へ、出社は必要最低限へ。派遣社員の多くもテレワークが中心となり、事務業務の大半がどこでも行えるように切り替わりました。これにより、物理的な制限が無くなり、事務業務を集約できる可能性が一層高まりました。
このような背景から、社内のテレワークへの対応が落ち着いた夏頃にSSC立ち上げが決まり、準備期間1カ月を経て、2020年10月からサービス提供を開始しました。まさに「ないものはつくる」というフューチャーらしい自前主義でSSCが誕生したのです。
SSC立ち上げから1年半での成果
立ち上げから1年半を経て、これまでSSCで実現してきた成果をご紹介します。
① サービス提供プロジェクトの拡大
はじめは3名のチーム体制で少人数プロジェクトを対象にサービス提供を開始しました。そこから前向きで主体性のある仲間が加わりチーム体制は8名へと拡大し、徐々にサービス提供できるプロジェクトが増えていきました。現在は当初の7倍のプロジェクトを対象にサービスを展開しています。
② 業務工数の約半分を削減
次にSSCがどのくらいの業務を削減できたかについて紹介します。下図は、単月当たりの業務効率化の状況です。SSCで引継ぐ前に要していた時間と比べてA～Cまでの業務を削減したことにより、全体の51%となるDの業務のみとなりました。
結果的に業務削減できたA～Cについて、どのように削減したのかをご紹介します。
A：業務廃止 5%
業務を引き継ぐ時点で、廃止出来た業務です。よくよく確認すると、集計算出したレポートは既に他のツールで代替されていたり、今は必要ではなく誰も見ていなかったり…。プロジェクトを運用するうちに必要な業務は変わっていくので、事務業務においても定期的な見直しが必要です。
B：業務工夫による削減 38%
業務を集約して纏めて対応することで、38%もの削減効果が出ました。いろんな人がいろんなやり方で対応するよりも、担当を決めてルールを明確にして、一番効率的に行える方法を見出して実施する。それだけで、かなりの時間を削減することができました。
C：RPAによる削減 6%
システム化や効率化によりそもそもの業務自体を減らすべく対応してきましたが、更にRPA（Robotic Process Automation）による自動化でより一層業務削減を進めています。この春からRPA経験者も加わり、自動化の勢いを加速させることで、SSCのサービス提供対象を拡大したり、さらに難しい業務改善にチャレンジするなど、SSCの業務内容も多様化させたいと考えています。
目指すのは相手に寄り添ったフューチャーらしいSSC
フューチャーのコンサルティングではFACTベースアプローチを大切にしています。ソースコード一行一行を把握して現行業務とシステムのFACTを掴むのですが、事務業務にも似た側面があると思います。事務業務を通してプロジェクトや管理部門の状態がある程度把握でき、業務改善へのヒントにたくさん触れることができるからです。効率化・自動化をして、各プロジェクトや管理部門の人的・時間的・資金的リソースを生み出すだけではなく、事務業務を通して実態を把握できるからこそ、積極的に業務改善にもつなげていきたいです。
また、サービス提供側としては、ホスピタリティの精神もSSCの持ち味として大事にしています。単なる自動化や効率化ではなく、気が利いて、かゆいところに手が届き、先読みして相手を思いやれるというのはまさに人にしか生み出すことのできないサービスです。SSCは、フューチャーのコンサルティングマインドを基に、顧客のルーツや歴史的背景を深く理解した上で、提供先の事情に寄り添ったサービスを考えて実行できる組織を目指しています。
今後のチーム拡大に向けて
最後にご紹介したいのは、SSCメンバーの約半数が、聴覚障害などのハンディキャップのある社員だということです。SSCの業務特性上、物理的にも時間的にも制約がなく働きやすい環境が提供できるため、体調に配慮はしつつもさまざまな業務にチャレンジしたいという方を積極的に採用しています。
体調管理や通院などは十分に配慮する一方、業務面では特別な配慮なく運営しています。
ハンディキャップをお持ちの方々と採用面接をしていると、「最初から期待される範囲が限られている、もっと成長したい」「同じ情報量のもとで業務をしたいが、どうしても視界が限られる」といった悩みをよく聞きます。自身の可能性を広げたくても現状の環境で叶えられないと感じる方には、ぜひフューチャーを次のキャリアの選択肢にいれていただきたいです。フラットにチャレンジできるカルチャーのため、貪欲に成長したい方にはマッチする環境があります。
立ち上げ期を経て、現在は第二フェーズに入り、標準化・自動化・効率化に邁進しています。そしてこの先は部門間を跨いだ業務改革やグループ会社への横展開など、SSCの提供価値をさらに広げていきたいと考えています。これから一緒にSSCでフューチャー未来をともに創ってくれる仲間をお待ちしています！
